.png){kind=small}
Sidang arbitrase dilakukan secara tertutup oleh pihak yang bersengketa dalam kasus perdata di luar pengadilan umum. Adapun pelaksanaan kegiatan tersebut membutuhkan syarat dokumen beserta arbitrator (arbiter).
Arbitrase ini didefinisikan sebagai salah satu alternatif penyelesaian sengketa, sesuai ketentuan Pasal 1 angka 1 UU Nomor 30 Tahun 1999. Berikut bunyi pasalnya:
“Arbitrase adalah cara penyelesaian suatu sengketa perdata diluar peradilan umum yang didasarkan pada perjanjian arbitrase yang dibuat secara tertulis oleh para pihak yang bersengketa.”
Lantas, apa saja dokumen-dokumen yang dibutuhkan untuk sidang arbitrase? Artikel ini membahas tentang dokumen untuk sidang arbitrase, mulai dari kontrak dan perjanjian, korespondensi dan komunikasi, laporan keuangan, berkas teknis, dan masih banyak lagi.
Berikut ini penjelasan mengenai beberapa dokumen yang dibutuhkan untuk sidang arbitrase.
1. Bukti Kontrak dan Perjanjian
Sementara itu, perjanjian secara umum menjabarkan hubungan dua pihak, di mana suatu pihak memiliki keharusan menjalankan sesuatu. Hal ini penting karena arbitrase secara mendasar mengurus penyelesaian sengketa dagang atau keperdataan.
Dasar hukum perjanjian tertulis dalam Bab II, Ketentuan Umum Nomor 1, Buku Ke-3 KUHPerdata. Bunyinya “perjanjian adalah suatu perbuatan di mana satu orang atau lebih mengikatkan dirinya terhadap satu orang lain atau lebih”.
Adapun jenis-jenis perjanjian sendiri beragam, misalnya perjanjian kerjasama atas suatu aktivitas atau jasa tertentu. Kemudian, terdapat pula perjanjian jual beli yang dibuat untuk transaksi dan perjanjian utang piutang antara kreditur dengan debitur.
Pastikan penyusunan dokumen itu dibuat secara rinci, di antaranya tertulis pihak yang mengadakan janji, hal atau maksud yang harus dilakukan, tanda tangan atau bukti nyata kesepakatan, dan konsekuensi pelanggaran.
2. Korespondensi dan Komunikasi Terkait Sengketa
Dalam KBBI, korespondensi didefinisikan sebagai hubungan sosial yang terjalin antara suatu institusi maupun perusahaan lewat surat menyurat. Dengan begitu, surat tersebut dibuat untuk berkomunikasi terkait sengketa.
Dalam pasal 164 HIR/284 RBg mengatur secara limitatif mengenai alat bukti dalam perkara perdata, mulai dari alat bukti tertulis, pembuktian saksi, persangkaan, pengakuan, dan sumpah.
Pihak yang ingin menyelesaikan sengketa melalui sidang arbitrase harus memperhatikan komunikasi mereka serta beberapa bukti di atas. Alat bukti surat yang berisi perjanjian, pengakuan, prasangka, dan sumpah bisa dijadikan berkas pendukung representasi arbitrase.
Di sisi lain, surat komunikasi dapat dikirim melalui surat resmi perusahaan atau email. Surat resmi berbentuk cetak bisa dikirim melalui kantor pos ataupun jasa ekspedisi tertentu. Kemudian, korespondensi melalui email dapat disampaikan sebagai komunikasi secara sederhana melalui online.
3. Laporan Keuangan dan Dokumen Keuangan Lainnya
Berkas laporan keuangan juga dibutuhkan dalam sidang arbitrase yang mengurusi masalah perdata. Pada dasarnya laporan keuangan dibuat untuk menunjukkan garis besar masuk dan keluarnya uang sebuah perusahaan.
Bukan hanya itu, laporan tersebut juga dapat dipakai oleh perusahaan untuk mendukung klaim finansial sidang arbitrase. Seperti dikutip Merriam Webster, klaim secara umum berisi tuntutan yang disampaikan kepada pihak lain atas hak pengklaim.
Dengan begitu, klaim finansial berarti permintaan penyerahan materi ekonomi yang menjadi pihak tersebut. Biasanya terdapat pihak lain yang menjadi pelaksana klaim, di mana dia membantu proses pengambilan hak orang yang menuntut.
4. Dokumen Teknis dan Spesifikasi
Dokumen untuk sidang arbitrase yang bersifat teknis merujuk pada berbagai berkas prosedur, dipakai ketika ingin mengajukan sengketa. Dalam Peraturan & Prosedur Arbitrase BANI 2018, pemohon pertama-tama wajib menyerahkan surat permohonan pengadaan sidang arbitrase.
Selain itu, terdapat pula surat hasil pengajuan permohonan arbitrase yang menentukan kelayakan sidang. Pihak termohon akan menerima pula dokumen tersebut sebelum akhirnya menyerahkan tanggapan tertulis.
Berbagai dokumen di atas wajib melampirkan spesifikasi produk maupun layanan yang menjadi objek sengketanya. Seandainya ada ketidakselarasan transaksi, maka
sidang arbitrase untuk menyelesaikan kasus bisa dimulai.
5. Laporan Ahli dan Testimoni
Peran laporan ahli beserta testimoni dalam mendukung argumen yang diajukan selama sidang arbitrase terbilang cukup besar. Laporan ahli misalnya, dapat membantu pihak yang merasa dirugikan berdasarkan analisis dokumen bukti.
Ahli biasanya terlebih dahulu melihat berbagai bukti pendukung untuk merumuskan pandangannya. Oleh sebab itu, beberapa lembaga penanganan sidang arbitrase biasanya menyediakan ahli khusus untuk kegiatan tersebut.
Sementara itu, testimoni bisa digunakan sebagai dokumen pendukung untuk memperlihatkan citra perusahaan dalam bisnisnya. Kerap disebut sebagai penilaian, testimoni dapat dipakai untuk membuktikan kesesuaian produk yang disengketakan.
6. Dokumen Pendukung Tambahan
Selain berbagai dokumen untuk sidang arbitrase di atas, terdapat juga beberapa dokumen tambahan yang mungkin diperlukan dalam penyelesaian sengketa. Salah satunya bukti pembayaran, menjadi petunjuk bahwa transaksi sudah dilakukan.
Kemudian, terdapat juga laporan inspeksi yang berisi penelusuran mengenai objek sengketanya. Hasil dari penyelidikan keuangan atau aktivitas yang harus dilakukan
pihak termohon itu bisa pula dipakai untuk bukti pendukung arbitrase.
Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan di atas, dokumen untuk sidang arbitrase dibagi menjadi beberapa macam berkas. Di antaranya terdapat kontrak atau perjanjian, surat korespondensi atau komunikasi perihal sengketa, laporan keuangan, laporan ahli dan testimoni, serta pendukung tambahan.
Selain berbagai macam berkas tersebut, terdapat dokumen teknis sidang arbitrase berupa surat permohonan pengajuan arbitrase.
Kelak kertas yang dimaksud akan digantikan dengan hasil penerimaan pengajuan arbitrase. Tanggapan tertulis dari pihak termohon juga akan disampaikan setelahnya.
Anda bisa berkonsultasi perihal sidang arbitrase bersama ahli hukum ataupun arbiter melalui aplikasi Hukumku. Bukan hanya berperan sebagai konsultan, Anda juga dapat dibantu dalam penyusunan dokumen hingga pendampingan sidang.
Ronaldo Heinrich Herman, S.H., M.H., C.Me, adalah seorang ahli hukum yang memiliki latar belakang akademik kuat di bidang hukum perdata, bisnis, dan socio-legal. Lulusan dari Fakultas Hukum Universitas Indonesia, Ronaldo menyelesaikan program sarjana, magister, dan sedang menempuh pendidikan doktor dengan fokus pada perbandingan hukum. Dengan keahlian di bidang hukum perdata dan penelitian hukum, ia menggabungkan wawasan akademis dan praktis untuk memberikan analisis mendalam dalam setiap tulisannya.
Comments